Varlık Yönetiminin Temeli Neden CBS’dir?

Kurumsal Varlık Yönetimi (EAM-Enterprise Asset Management) Neden CBS’ye İhtiyaç Duyar?

               Kurumsal Varlık Yönetimi (EAM) yapılandırma ve entegrasyonu tek seferlik bir proje değildir. Kuruluşunuzun her seviyesinde, zaman, yoğun emek ve bağlılık gerektirir. Varlık yöneticilerinin varlık yönetimi programlarını akıllı ve etkili bir şekilde tasarlayıp gerçekleştirmelerine nasıl yardımcı olduğunu anlatmaya çalışayım.

Bildiğiniz gibi, geçtiğimiz birkaç yıl süresince, farklı platformlardaki verilere erişim ve entegrasyon seviyeleri CBS ile birlikte varlık yönetiminde bir devrim niteliğinde çok önemli rol oynadı. Çünkü veriler varlıklara içerik ve farklı bağlamlar kazandırır, bizleri analitik olarak bilgilendirerek doğru karar vermeye yönlendirir ve destekler. Bu da varlık yönetiminin önemli kritik başarı faktörlerindendir. Varlık yönetiminin ayrıntılarına girmeden önce, bu yazı bağlamındaki varlık nedir onu tanımlayalım.

Varlık olarak neleri tanımlarız?

Varlık yönetimi için uluslararası standartı olan ISO 55000’e göre varlık, bir kuruluşun potansiyel veya fiili bir değeri olarak tanımlanır. Fiziksel tüm varlıklar geçen her zaman içerisinde yaşlanır, eskimeye yüz tutar.

Gerçek hayattan pratik örnekler verecek olursak; Elektrik dağıtım varlıklarından trafolar, yer üstü, yer altı şebekeleri ve direkler gibi, çevremize bakacak olursak köprüler ve yollar gibi, Su dağıtım varlıklarından hidrantlar, pompa istasyonları ve su depoları gibi, kamu varlıklarından bina ve teçhizatları gibi işletme varlıklarının varlığını görürüz. Dağıtım varlıkları ve tesis özelliği olan diğer tüm varlıkların değerleri, özellikle iyi yönetilmedikleri takdirde zaman içinde değer kaybederler. Diğer yandan varlık yönetimiyle entegre çalışan bakım hizmetleri yönetimiyle bu varlıklar değerini korumaktadır.

Konumun Bütünleştirici Dehası

               Veriler, bir varlığın en iyi nasıl yönetileceğini belirlememize yardımcı olur; verinin ve varlığın yaşam döngüsünü ve maliyetlerini, işlevini yerine getiremediği takdirde kuruluş için bir risk olup olmadığı veya işletmede ne kadar süreyle bir varlık olarak kalacağı bunların başında gelmektedir. Varlık bilgisi, varlığa ait verinin yaşam döngüsü ve varlık hiyerarşisinin iyi belirlenmesi bir varlık yönetim sistem başarısı için kritik öneme sahiptir. Bu verinin kullanımını ve doğruluğunu en üst seviyeye taşımak için, onu merkezileştirmek esastır. Yukarıda saydığımız ve kritik başarı faktörleri olarak rol oynayan etkenleri yönlendiren konumun bilimini (The Science of Where©) kullanarak varlık bilgisini tek bir merkezden yada birbiriyle entegre edilmiş ve konuşan sistemlere bağlı çalışan veritabanı yönetimiyle de merkezileştirebilirsiniz.

Konumun bilimi, ortak paydaya yer veren kurumlarda CBS ile entegre edilmiş Kurumsal Varlık Yönetimi (EAM) Sistemi için doğal bir seçimdir.

Varlıkların Etkin Yaşam Döngüsü Yönetimi

           Bir Kurumsal Varlık Yönetim Sistemi, varlıkların maliyet etkin yaşam döngüsü yönetimi yoluyla hedeflerine en uygun ve sürdürülebilir bir şekilde ulaşması için bir organizasyonun sistematik ve koordineli faaliyetleri ve uygulamaları” olarak tanımlanmaktadır.

Bazı kuruluşlar için Kurumsal Varlık Yönetim Programları kurma düşüncesi yıldırıcı olabilmekte tabiiki. Ama bu işi deneyimlemiş başarılı olan yada olamayan kurumlar Varlık yönetiminin bir dizi yazılım satın almaktan daha fazlası olduğunu çok iyi biliyorlardır. Bu bağlamda beklenen hizmet seviyesini sağlamak, sistemleri (insanlar, veriler, süreçler, yazılım, donanım vb.) kurmakla ilgilidir. Kuruluşun açık ve köklü bir Varlık Yönetimi Politikası, kapsamlı bir Varlık Yönetimi Stratejisi tarafından tanımlanır ve yönetilir. Açıkça tanımlanmış bir strateji, programın sürdürülebilirliğini, kalitesini ve yapısını geliştirecek ve iş biriminin varlık yönetim planlarının geliştirilmesine yönelik kurumsal rehberlik ve yönlendirme sağlayacaktır.

Bir varlık yönetimi programı başlatmaya karar verdiğinizde, şu iki önemli soruyu bilmek yararlı olur: Elimde hangi bilgi var? Ve bu konuda ne yapmalıyım? Eğer bu soruların yanıtlarını kolay veremiyorsanız Esri’nin Kurumsal Varlık Yönetimi’nde CBS’yi kullanma kılavuzunda tavsiye ettiği bu yedi aşamalı yaklaşımı izlemek nispeten daha kolaydır.

Kurumsal Varlık Yönetimi’ye giden yolu görselleştirmeye yardımcı olmak için uzmanlar sırayla ayarlanmış beş aşamayı önerir. İyi yapılandırılmış bir varlık yönetim planının ardından, her aşama sizi Temel’den Kurumsal’a taşıyacaktır.

ISO 55001 Olgunluk Seviyelendirmesi

Bir Varlık Yönetim planı oluştururken, neyin dahil edileceğini ve planlanacağını belirtmek de önemlidir. Kurumsal Varlık Yönetim Sistemi, aşağıdaki gibi tanımlanan üç temel bileşenden oluşur:

  • A System of RecordTemel veri bileşenlerinin oluşturduğu sistem
  • A System of EngagementVerileri, dahili ve harici olarak paylaşmayı ve etkileşimi sağlayan sistem
  • A System of InsightEyleme dönüştürülebilir kararların izlendiği ve takip edildiği sistem

A System of Record, Varlık Yönetim Sisteminiz için temel oluşturur. Verimliliği sağlayan ve verilerinizde güvenirliği inşa eden merkezi bir yönetim yapısı sağlar.

A System of Engagement, sisteminizdeki verilerle ve entegre olunacak dış sistemlerdeki verilerle paylaşım ve etkileşimi sağlayan, kuruluşunuzun yapısını yansıtarak iyi tanımlanmış birimler arasındaki işbirliğine ait iş akışları aracılığıyla hedeflerinize ulaşmanıza yardımcı olacaktır.

A System of Insight, veriler ışığında tanımlanacak karmaşık ve analitik yeni ilişkileri, modelleri ve eğilimleri ortaya çıkarabilen, eş zamanlı konumsal tespit ile görselleştirme amaçlı mekansal, tablo ve grafik/gösterge tablosu analizi üretmenizi sağlar. Elektronik tablolarda gördüğümüz üzere satır ve sütunlardan oluşan bir tabloya bakmak ve veri kümesinde neler olup bittiğini anlamak gerçekten zordur. Eğer bir de bu tablonuzun milyonlarca satırdan oluştuğunu düşündüğümüzde içinden çıkılamaz bir hal alabilecektir. Bu bileşen aracılığıyla verilerimizin görsel tasvirini ve bunun anlamını, haritaları, uygulamaları, grafikler ve gösterge panolarını hızlı bir şekilde oluşturup organizasyonunuzda etkileşimde olduğunuz paydaşlara dağıtım ve paylaşımınızda sizin vazgeçilmez yardımcınız olacaktır.

Örneğin bir Insight Sistemi, aşağıdaki sorularınızın cevaplarını size hızlıca verebilir:

  • Dağıtım sisteminizdeki 2 saati geçen kesinti sayısı kaçtır ve nerededir?
  • Arıza birimleri, müşterilerin ihtiyaçlarını en iyi şekilde karşıladıkları yerlerde mi konumlanmış?
  • Optimize edilmiş bakım planlarına sahip yüksek öncelikli varlıkların yüzdesi nedir?
  • Yenileme zamanı gelmiş varlıkların bu yıl öngörülen bütçesi ne kadardır? Yenileme planlarımı sık arıza şikayeti alınan konumlara göre nasıl revize edebilirim?

Güçlü Bir Varlık Yönetim Platformu

ArcGIS platformu, bir Kurumsal Varlık Yönetim programının gereksinimlerini karşılamak için bulut (cloud) ve yerinde (om-prem) çözümler ve uygulamalar ile güçlü bir varlık yönetim platformudur. Kuruma ait envanter niteliklerinin üretilmesine, yönetilmesine ve görselleştirmesine, zamandan ve paradan tasarruf etmesine ve hizmet ömrünün en üst düzeye çıkarılmasına olanak tanır. Varlık Yönetim Birimi ekiplerinin bir varlık envanterini tamamlamasına, hizmet seviyelerini belirleyip ölçmesine, rolleri ve sorumlulukları tanımlamasına, riski tanımlayıp hesaplamasına ve varlık yenileme maliyetlerini tahmin etmesine yardımcı olur.

Kurumsal Varlık Yönetim programında farklı düzeylerde işbirliği gerektiren birçok hareketli parça vardır. Ayrıca ESRI, programınızı oluştururken ve bunu işler hale getirirken uzman tavsiyesi alarak sizin çözüm bulmanıza yardımcı olur. İçinde bulunduğunuz aşamaya bakılmaksızın – bir ArcGIS çözüm yapısı, bakım yönetimi ve izinlerine yönelik çözümleri benimsemek isteyen ileri düzey bir kullanıcı olarak plan yapmaya yeni başlıyorsanız Esri Türkiye olarak hedeflediğiniz yapıyı kurmanıza imkan verecek çözümlere ulaşmanızda size destek veriyor olacağız.

Unutmayın Varlık Yönetim Sistemi programı tek seferlik bir proje değildir. Kuruluşunuzun her seviyesinden zaman, sabır ve bağlılık gerektirir.

Önemli olan karar vermek ve faydaları konusunda hedeflediklerinizi gerçekleştirmeye başlamaktır!